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マリンロード

2013.11.30ディレクション 

マリンロード

明日からの業務に即役立つエクセルの小技

こんんちは。
最近休みは農作業で、現実逃避している籐です。
ちなみに、今の時期は、ほうれん草とそら豆が蒔きどきです。

Webディレクターって仕事は、
だれかに「あなたの職業なんですか?」って聞かれて、
「そうっすね、Webディレクターとかやってます」
なんていうと、なんかいい感じに聞こえますが、
やってることはすごく地味です。

仕事で使うソフトも主に「エクセル」です。
PhotoshopとかIllustratorとかじゃないです。
だから、かっこつけてパソコンだけはMacbookProとかにしてます。

そんなわけで、最近はエクセルにめっぽう強くなりました。
今日は、意外と知ってるようで知らない
「えっそんなことできたの」的なエクセルTIPSをまとめてみました。

【その1】キーボードだけでコピーと貼り付けができるなんて!

マウスの右クリックでコピーをして、
そのあとまた右クリックで貼付けなんてことしてませんか?
そんなことしてたら、カチャカチャうるさくて隣の席の人はきっと耳障りに思っているはずです。
実は、キーボードの「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押すことで、
選んだセルをコピーすることができるのです。

そして、「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押すと好きなセルの位置で貼り付けできるんです!!
チョー便利です。
僕も初めてその事実を知った時は、ジャムおじさんとバタコさんは人間ではなく「妖精」だったという事を知らされた時ぐらい驚きました。

日々の業務に是非役立てて下さい。
きっと、作業スピードが2倍くらい早くなると思います。

【その2】好きなセルの位置を一気にコピーできる

これもエクセル使う方であれば是非覚えておいていただきたいTIPSですね。
例えば、

をコピーしたい時どうしますか?
考えただけで眠くなってしまいますよね。

こんな時は、まず「Ctrl」キーを押しながら(macの場合は「command」)、選択したいセルをマウス操作でクリックしていきます。

ねっ。
好きなセルがどんどん選択されていきます。

そして、全て選択しつくされたら、TIPSその1がここでも活きてきます。
キーボードの「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押してみてください。
選択したセルがコピーされました。
コピーされたデータを貼り付ける時はどうしたらいいでしょうか?
もうお分かりですね。「Ctrl」キーを押しながら「V」キーです。

はい。こんな感じでまとまって貼り付けられます。

どんなシーンで活用できるかわかりませんが、覚えておいても損はないでしょう。

【その3】横一列のデータを縦一列に並べ替える

もはやお題だけでは意味不明ですね。

言葉で説明するのもなんですからこちらを見て下さい。

このデータを「縦一列に並べ替えたい」!
そんな時どうしますか?
一つ一つ並べ替えていたのでは、きっと徹夜になってしまうでしょう。
でも安心して下さい。こんなものは瞬間で終わります。

まず、変更したいデータをマウスで選択して、「Ctrl」+「C」でコピーします。

次に貼り付けたい位置で、右クリックし、「形式を選択してペースト」をクリックします。

そうすると、なにやら見たこともない画面が表示されることでしょう。

ここですかさず、「行列を入れ替える」にチェックを入れます。

心の準備が整ったところで「OK」ボタンをクリックしてみてください。

なっなっなんと、今まで横に並んでいたデータが、
きれいに縦一列に並び替えられているではありませんか!

びっくりです。びっくりしすぎて疲れました。
今日のところのTIPSはあと1つにさせてください。

【その4】重複データを削除する

アナリストでもある僕は日々こういったデータをみて日夜分析を行っているのですが、
さすがに、この中から重複されたデータだけを取り除くのは指南の技です。

一つ一つ目で追いかけてもいいのですが、いつだってスマートに仕事がしたい僕はそんなダサいことはしません。
激おこプンプン丸です。

まず、対象となるデータの列を選択します。

そして次に、リボンの中からデータ>詳細設定をクリックします。

(※エクセル2010以外だとちょっとわかりかねます。)

そうすると、またまた難しそうな画面が出てきますが、深いことは考えず、「重複するレコードは無視する」にチェックします。

あとは「OK」をおすだけ!

お分かりになりますでしょうか?

一瞬すぎて何が起こったのか理解に苦しまれたと思います。
なんと、重複されたデータが消えているではありませんか。
エクセルの底力に感動しまくりです。早くAppleと仲良くなって欲しいです。

どうでしたか?
もうエクセルなんて難しくないですね!
安心して夜もぐっすり眠れるのではないでしょうか。
明日からのお仕事に是非お役立て下さい!!

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